CÁCH QUẢN LÝ NHÀ HÀNG HIỆU QUẢ, CHUYÊN NGHIỆP GIÚP GIA TĂNG LỢI NHUẬN

Quy trình quản lý nhà hàng là gì?

Quy trình quản lý nhà hàng là một hệ thống bao gồm các nguyên tắc, hoạt động và chiến lược được thiết lập để điều hành và kiểm soát toàn bộ các khía cạnh của nhà hàng. Nó không chỉ đơn thuần là giám sát hoạt động hàng ngày mà là một bức tranh lớn, bao gồm 4 mảng chính:

• Quản lý vận hành: Đảm bảo hoạt động từ bếp đến bàn ăn diễn ra suôn sẻ.
• Quản lý nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo và giữ chân đội ngũ nhân viên.
• Quản lý tài chính: Kiểm soát dòng tiền, chi phí và lợi nhuận.
• Quản lý marketing & khách hàng: Xây dựng thương hiệu và tạo dựng mối quan hệ với khách hàng.

Một quy trình bài bản là nền tảng cho cách quản lý nhà hàng hiệu quả và là yếu tố sống còn khi mở rộng quy mô.

Đọc thêm: 8 Cách quản lý nhân viên nhà hàng hiệu quả và năng suất

Một quy trình quản lý nhà hàng hiệu quả và là yếu tố sống còn khi mở rộng quy mô.

Cách quản lý nhà hàng hiệu quả

Để vận hành trơn tru, bạn cần có chiến lược quản lý cho từng khía cạnh cụ thể.

Quản lý nhân sự chuyên nghiệp

Con người là tài sản quý giá nhất. Quản lý đội ngũ F&B phải bắt đầu từ việc xác định rõ vai trò và kỹ năng cần thiết cho từng vị trí chủ chốt để tối ưu hóa vận hành và chi phí.

• Đầu bếp chính: Đầu bếp chính là người chịu trách nhiệm tối cao về chất lượng món ăn và quản lý chi phí nguyên vật liệu (Food Cost). Về Kỹ năng Cứng, ưu tiên hàng đầu khi tuyển dụng là phải có kỹ năng đứng bếp chuyên sâu, am hiểu các công thức món ăn chính (best seller) của quán. Bên cạnh đó, đầu bếp cần khéo trong việc tính toán và quản lý chi phí cho từng món ăn, cũng như có kỹ năng quản lý thời gian để đảm bảo tốc độ ra món nhanh chóng trong giờ cao điểm. Về Kỹ năng Mềm, vị trí này đòi hỏi khả năng lãnh đạo, điều phối đội ngũ phụ bếp và sự khéo léo, sáng tạo để không ngừng cải tiến món ăn, mang lại trải nghiệm trọn vẹn cho thực khách.
• Nhân viên phục vụ: Đội ngũ phục vụ là "bộ mặt" của nhà hàng, người trực tiếp tương tác và tạo ấn tượng với khách hàng. Kỹ năng Cứng cần thiết là phải am hiểu Menu để tư vấn và thao tác nhanh nhẹn, khéo léo trong quá trình phục vụ, giảm thiểu các tình huống đổ bể. Kỹ năng Mềm là yếu tố then chốt: nhân viên cần lanh lẹ và khéo léo xử lý tình huống  do khách hàng ngành F&B đang dần khó tính hơn. Đào tạo nên tập trung vào cách lắng nghe, làm dịu tình huống và giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
• Thu Ngân/Lễ Tân: Vị trí này quản lý dòng tiền và tạo nên ấn tượng đầu tiên và cuối cùng về dịch vụ của quán. Về Kỹ năng Cứng, thu ngân phải thành thạo các phần mềm quản lý (POS) để xử lý thanh toán chính xác và minh bạch. Về Kỹ năng Mềm, vị trí này đòi hỏi thái độ chuyên nghiệp, niềm nở, kiên nhẫn và khả năng quản lý khách đặt bàn/sắp xếp chỗ ngồi hợp lý, nhanh chóng để tối ưu trải nghiệm khách hàng.

Một đầu bếp chính ngoài “khéo” chuyên môn nấu nướng còn nên “khéo” lãnh đạo, điều phối bếp.

Quản lý tài chính chặt chẽ

• Kiểm soát dòng tiền: Theo dõi sát sao các khoản thu chi hàng ngày.
• Tính toán giá vốn (Food Cost): Đây là chỉ số quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Hãy tính toán chi phí nguyên vật liệu cho từng món ăn để có chiến lược định giá phù hợp. Đồng thời, bạn cũng có thể áp dụng những nguyên tắc giảm chi phí vận hành bếp để có thể giữ giá vốn trong tầm kiểm soát.
• Lập báo cáo định kỳ: Phân tích báo cáo doanh thu, lợi nhuận hàng tuần, hàng tháng để nắm bắt tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định kịp thời.

Quản lý vận hành và chất lượng dịch vụ

Thách thức lớn nhất của bất kỳ mô hình kinh doanh F&B nào, đặc biệt là quản lý chuỗi nhà hàng, là làm sao giữ chất lượng nhất quán cho tất cả các món ăn được phục vụ, xuyên suốt mọi chi nhánh và qua các mùa trong năm. Đây chính là chìa khóa cho cách quản lý chuỗi nhà hàng thành công, khi mọi chi nhánh đều mang lại trải nghiệm đồng nhất cho thực khách.

Để giải quyết vấn đề này, việc xây dựng các Tiêu chuẩn Vận hành (SOP) cho cả khu vực bếp và phục vụ là điều bắt buộc. Điều này đảm bảo mọi quy trình từ chuẩn bị nguyên liệu, chế biến món ăn đến phục vụ khách hàng đều được thực hiện một cách nhất quán.

Bí quyết đảm bảo chất lượng & nhất quán:

• Nhất quán từ Nguyên liệu đầu vào: Ưu tiên xây dựng quy trình nhập nguyên liệu có sự nhất quán, ít bị thay đổi theo mùa về giá cả lẫn chất lượng.
• Giải pháp nguyên liệu thay thế thông minh: Để khéo kiểm soát hương vị, đảm bảo luôn ổn định và nhất quán, đồng thời, đối phó với biến động thị trường, nhà hàng nên sử dụng các sản phẩm thay thế chuyên nghiệp. Các sản phẩm cốt nền cô đặc hay súp nền hoặc bột chanh công nghiệp sẽ giúp.
• Xây dựng SOP chi tiết cho Khu vực Bếp: SOP phải quy định rõ ràng định lượng, quy trình sơ chế và thời gian chế biến cho từng món ăn.
• Chất lượng dịch vụ và món ăn phải luôn được đặt lên hàng đầu. Sự nhất quán trong hương vị và quy trình phục vụ chính là yếu tố giữ chân khách hàng bền vững nhất.

Sử dụng Cốt Nước Hầm Cô Đặc Knorr Professional giúp bạn có ngay nước dùng ngọt thơm tinh túy chỉ trong 3 phút

Cách quản lý kho nhà hàng thông minh

Quản lý kho kém hiệu quả là nguyên nhân chính gây thất thoát và lãng phí. Nắm vững cách quản lý kho nhà hàng là bạn đang trực tiếp kiểm soát lợi nhuận của mình.

Kiểm soát Chặt Chẽ Xuất – Nhập – Tồn và Bảo quản Nguyên Liệu:

• Quản lý nhiệt độ kho lạnh: Để giảm thiểu hao hụt thịt, cá và rau củ, cần kiểm tra và duy trì nhiệt độ kho lạnh/kho đông ở mức lý tưởng và ổn định. Việc này giúp đảm bảo độ tươi ngon và kéo dài thời gian sử dụng của nguyên liệu.
• Kiểm kê định kỳ: Thực hiện ghi chép và kiểm kê hàng hóa định kỳ (hàng ngày hoặc hàng tuần) để kiểm soát tồn kho, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều gây hư hỏng.

Sắp xếp Khoa học & Tối ưu Hiệu suất Bếp:

• Nguyên tắc FIFO (First In, First Out): Luôn áp dụng nguyên tắc nhập trước, xuất trước để đảm bảo nguyên liệu nhập trước được sử dụng trước, giảm thiểu hư hỏng và lãng phí thực phẩm.
• Sắp xếp "vừa tầm tay": Sắp xếp kho theo nguyên tắc khoa học, ưu tiên tốc độ ra món. Hãy sắp xếp các nguyên liệu cho món chính hoặc món bán chạy nhất (best seller) ở những vị trí dễ thấy, gần ngang mặt, để nhân viên bếp thuận tiện thao tác, dễ lấy và rút ngắn thời gian chuẩn bị món ăn. Các nguyên liệu cho món phụ hoặc ít dùng hơn có thể được sắp xếp ở những khu vực phù hợp hơn, đảm bảo kho được tổ chức gọn gàng và nguyên liệu tươi mới.

 Cùng UFS tìm hiểu chi tiết hơn về cách quản lý thực phẩm nhà hàng để tối ưu hoá lợi nhuận

Để khéo tối ưu hiệu suất bếp, bạn nên sắp xếp kho theo nguyên tắc khoa học, ưu tiên tốc độ ra món

• Xây dựng quan hệ tốt với nhà cung cấp: Xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp uy tín để đảm bảo nguồn hàng ổn định về cả chất lượng và giá cả. Điều này giúp giữ sự nhất quán về hương vị món ăn.

Quản lý Marketing và Chăm sóc khách hàng

Trong thời đại số, đừng chỉ chờ khách hàng tự tìm đến. Hãy xây dựng hiện diện trên các nền tảng mạng xã hội, website đặt bàn, và các ứng dụng giao đồ ăn. Triển khai các chương trình khuyến mãi, thẻ thành viên để thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ. Luôn lắng nghe và xử lý các phản hồi, khiếu nại một cách chuyên nghiệp để biến những vị khách không hài lòng thành khách hàng trung thành.

Những khó khăn thường gặp khi kinh doanh và quản lý nhà hàng"

• Cạnh tranh khốc liệt: Thị trường F&B luôn sôi động với nhiều đối thủ mới.
• Tỷ lệ nghỉ việc cao: Ngành dịch vụ thường có biến động nhân sự lớn.
• Biến động giá nguyên vật liệu: Chi phí đầu vào không ổn định gây khó khăn trong việc kiểm soát giá vốn.
• Quản lý chất lượng không đồng đều: Đặc biệt là thách thức lớn khi vận hành nhiều chi nhánh.
• Xử lý khủng hoảng: Các sự cố như phàn nàn của khách hàng trên mạng xã hội có thể ảnh hưởng lớn đến uy tín.

Để vượt qua những khó khăn này, việc áp dụng một cách quản lý quán ăn hiệu quả và có hệ thống là điều bắt buộc.

Giải pháp hỗ trợ từ Unilever Food Solutions (UFS)

Để giải quyết bài toán về thời gian và chi phí, UFS Việt Nam mang đến thị trường đa dạng các loại gia vị đạt tiêu chuẩn quốc tế, là giải pháp tối ưu cho các bếp ăn chuyên nghiệp.

• Tiết kiệm thời gian: Với Bột Chanh Knorr - người bạn đồng hành tin cậy nhất của đầu bếp chuyên nghiệp VN, các đầu bếp không cần mất thời gian vắt chanh tươi mà vẫn có được hương vị chua thanh tự nhiên. Các sản phẩm gia vị cô đặc giúp rút ngắn quy trình chế biến, đảm bảo chất lượng món ăn đồng nhất.
• Đảm bảo chất lượng đồng đều: Với các sản phẩm cốt nền cô đặc, bạn sẽ có ngay nước dùng Ngọt Thơm Tinh Túy như nước hầm xương nhiều giờ. Chỉ trong 3 phút, bạn đã có ngay nước dùng chất lượng so với 2-6 tiếng hầm xương truyền thống, giúp ổn định chất lượng và hương vị đồng nhất quanh năm.
• An toàn và đáng tin cậy: Tất cả sản phẩm đều được kiểm soát nghiêm ngặt qua Hệ thống Đảm bảo Chất lượng ASQUA của Unilever - tuân thủ theo các tiêu chuẩn ISO quốc tế, đảm bảo an toàn sức khỏe và độ ổn định cao trong chế biến.
• Đội ngũ chuyên gia bếp của UFS luôn đồng hành cùng khách hàng: Đội ngũ Chuyên gia Bếp của UFS (UFS Chef Team) tư vấn chuyên sâu về vận hành, giúp các đầu bếp cơ cấu lại công thức, tính toán định lượng chính xác và tối ưu hóa quy trình làm việc.

UFS đồng hành cùng thực đơn của mọi đầu bếp