8 CÁCH QUẢN LÝ NHÂN VIÊN NHÀ HÀNG HIỆU QUẢ VÀ NĂNG SUẤT

Có kế hoạch tuyển dụng rõ ràng

Một trong những bước đầu tiên để có cách quản lý nhân viên phục vụ nhà hàng hiệu quả chính là tuyển dụng đúng người, đúng việc. 

Khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng, nhà quản lý cần:

• Xác định rõ yêu cầu công việc cho từng vị trí: nhân viên phục vụ, thu ngân, bếp, pha chế…
• Đưa ra tiêu chí kỹ năng, thái độ và khả năng phù hợp văn hóa nhà hàng.
• Lên quy trình phỏng vấn và thử việc minh bạch.

Ví dụ, nếu nhà hàng bạn chú trọng phục vụ nhanh, thân thiện thì ứng viên cần có tính kỷ luật, giao tiếp tốt và tinh thần teamwork.

Nhân viên nhà hàng đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ và tạo trải nghiệm tốt cho khách hàng

Thiết lập quy trình đào tạo bài bản, chuyên nghiệp

Ngay cả khi đã tuyển được người giỏi, nếu không có đào tạo chuẩn hóa, nhân viên vẫn khó duy trì hiệu suất. Do đó, một trong những cách quản lý nhân viên nhà hàng là hãy thiết lập quy trình đào tạo chuyên nghiệp bao gồm:

• Hướng dẫn chi tiết quy trình phục vụ khách.
• Đào tạo kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống, giữ vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Cập nhật kiến thức khi nhà hàng ra món mới hoặc thay đổi quy trình.

Tuy nhiên, xây dựng chương trình đào tạo không chỉ dừng lại ở kỹ năng phục vụ. Một yếu tố quan trọng khác là đảm bảo chất lượng món ăn được đồng nhất dù ai là người thực hiện. Lúc này, việc sử dụng nguyên liệu tiện lợi cho nhà hàng như cốt nền, gia vị bột gà thì việc thiết kế chương trình đào tạo các công thức món ăn trở nên đơn giản hơn. Nhân viên chỉ cần làm theo định lượng chuẩn có sẵn, đảm bảo hương vị đồng nhất, không phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm cá nhân. Điều này giúp cả nhân viên mới cũng dễ dàng bắt nhịp và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Phân chia công việc rõ ràng

Thực tế, nhiều nhà hàng nhỏ thường mắc lỗi phân công mơ hồ, khiến nhân viên chồng chéo nhiệm vụ hoặc bỏ sót công việc, từ đó làm giảm chất lượng phục vụ. Để quản lý hiệu quả hơn, chủ nhà hàng nên:

• Xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí: từ nhân viên phục vụ, thu ngân đến nhân viên bếp.
• Phân định rõ trách nhiệm trong ca làm việc: ai phụ trách order, ai ra món, ai dọn bàn, ai giám sát khu vực.
• Ứng dụng phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng (như 7shifts, KiotViet) để sắp xếp lịch làm việc minh bạch, tránh tình trạng thiếu nhân sự vào giờ cao điểm.

Việc phân chia công việc rõ ràng là một cách quản lý nhân viên trong nhà hàng hiệu quả, không chỉ giúp tối ưu hiệu suất làm việc mà còn tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp nhân viên gắn bó và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

TÌm hiểu thêm: Giải quyết áp lực vận hành bếp trong mùa cao điểm cùng UFS

Phân chia công việc rõ ràng giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình và làm việc hiệu quả hơn.

Có chế độ đãi ngộ và lộ trình thăng tiến phù hợp

Một trong những cách quản lý nhân viên trong nhà hàng hiệu quả nhất là xây dựng chế độ đãi ngộ và lộ trình thăng tiến rõ ràng. Khi nhân viên cảm thấy được ghi nhận và có cơ hội phát triển, họ sẽ gắn bó lâu dài và làm việc với năng suất cao hơn. Cụ thể, người quản lý có thể áp dụng:

Xây hệ thống đãi ngộ “đa tầng”

• Lương + phụ cấp + bữa ăn ca + tip minh bạch: niêm yết rõ cách chia tip/bonus để tránh mâu thuẫn.
• Phúc lợi linh hoạt (ngày nghỉ, đổi ca, hỗ trợ học nghề): lịch làm linh hoạt là yếu tố then chốt giúp giữ chân nhân viên, ngoài ra theo khảo sát ngành cho thấy tính linh hoạt giờ làm là tiêu chí hàng đầu về hài lòng công việc.
• Chính sách dài hạn: thưởng thâm niên, bảo hiểm sức khỏe (tùy quy mô), hỗ trợ học phí/khóa kỹ năng.

Vẽ rõ lộ trình nghề nghiệp (career path)

• Tạo khung cấp bậc: Nhân viên Phục vụ → Ca trưởng → Trợ lý Quản lý → Quản lý chi nhánh.
• Tiêu chí thăng tiến định lượng: điểm hài lòng khách, tỉ lệ upsell, số ca dẫn dắt, mức lỗi vi phạm SOP…
• Đào tạo bậc thang: kỹ năng quản lý ca, xử lý xung đột, quản trị tồn kho.

Thực tế, đã có nhiều chuỗi nhà hàng đang kết hợp đãi ngộ, lộ trình nghề nghiệp và công nghệ tuyển dụng để giảm tình trạng nhân viên nghỉ việc và thu hút nhân sự tốt.

Lộ trình nghề nghiệp & công nghệ tuyển dụng hiện đại tạo ra giá trị lâu dài và bền vững

Kiểm tra, giám sát hiệu quả làm việc của nhân viên

Một trong những cách quản lý nhân viên trong nhà hàng hiệu quả là xây dựng hệ thống kiểm tra – giám sát khoa học. Thực tế, nhiều nhà hàng gặp tình trạng nhân viên làm việc thiếu đồng bộ, hiệu suất không đều giữa các ca, dẫn đến giảm trải nghiệm khách hàng và tăng chi phí vận hành. Để khắc phục vấn đề này, quản lý cần triển khai:

Đặt KPI rõ ràng cho FOH & BOH

• FOH (nhân viên phục vụ): thời gian phục vụ trung bình, vòng quay bàn, tỉ lệ upsell, điểm hài lòng/đánh giá sao.
• BOH (nhân viên bếp): tỉ lệ đúng chuẩn công thức, thời gian ra món, hao hụt/FOH return, COGS/food cost, tỉ lệ lỗi vệ sinh ATTP.
• Theo xu hướng quản trị hiện đại, các KPI về COGS (giá vốn), năng suất lao động và turnover là trọng yếu để tối ưu hiệu quả nhà hàng.

Thực hiện chu trình giám sát 3 lớp

Một chu trình giám sát hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ gồm 3 lớp:

1. Checklist ca (mở/đóng ca, vệ sinh, setup line)
2. Họp ngắn pre-shift (5–7 phút) chốt mục tiêu/nguy cơ 
3. Báo cáo cuối ca (so sánh KPI, đề xuất cải tiến).

Ngoài ra, nhà quản lý nên sử dụng dashboard từ POS/RMS để theo dõi số liệu thời gian thực: doanh thu, món bán chạy, tỷ lệ food cost, năng suất lao động. Đây là công cụ quan trọng trong cách quản lý nhân viên nhà hàng chuyên nghiệp.

Kiểm soát food cost & giá bán từ công thức món ăn

1. Xây dựng recipe card cho từng món: liệt kê nguyên liệu, định lượng, giá vốn/portion.
2. Áp dụng công thức tính food cost %: Food cost % = (COGS / Doanh thu món) × 100
3. Ngưỡng tham chiếu phổ biến: ~28–35% tùy mô hình; sử dụng giá vốn cao nhất trong các kịch bản (thị trường tăng giá) để đặt giá bán vẫn giữ biên lợi nhuận. 
4. Định giá theo mục tiêu: Giá bán = Giá vốn / Food cost % lý tưởng (ví dụ 30%).
5. So sánh phương án nguyên liệu, việc dùng bột chanh thay vì chanh tươi và định lượng sẵn công thức như quy định rõ 1 thìa = bao nhiêu gram giúp:

• Đảm bảo sự đồng nhất: Áp dụng cho tất cả ca để đảm bảo món ăn đồng vị
• Tối ưu thời gian chế biến: thay vì mất 15–20 phút sơ chế chanh tươi hay ninh nước dùng, nhân viên chỉ cần vài phút pha chế theo đúng hướng dẫn.
• Giảm chi phí nguyên liệu: tránh hao hụt do bảo quản kém (chanh tươi hỏng, nước dùng thừa phải bỏ đi).
• Chuẩn hóa chất lượng món ăn: bất kỳ ai trong đội cũng có thể thực hiện, kể cả nhân viên mới, mà vẫn giữ được hương vị chuẩn.
• Dễ kiểm soát giá vốn món ăn (food cost): công thức định lượng rõ ràng giúp quản lý dễ so sánh chi phí giữa nguyên liệu tươi và sản phẩm tiện lợi, từ đó chọn phương án tối ưu cho lợi nhuận.

Nhờ áp dụng hệ thống KPI, giám sát nhiều lớp và kiểm soát giá vốn, người quản lý nhà hàng có thể nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên, giảm chi phí và vận hành ổn định hơn.

Xem thêm: Giảm thiểu thực phẩm dư thừa

KPI minh bạch, giám sát chặt chẽ và kiểm soát giá vốn là nền tảng cho vận hành nhà hàng hiệu quả

Lắng nghe, động viên và thưởng phạt rõ ràng

Một trong những nguyên nhân khiến nhân viên rời bỏ công việc là do không được lắng nghe và thiếu công bằng trong đánh giá. Do đó, nếu muốn áp dụng cách quản lý nhân viên nhà hàng hiệu quả, người quản lý cần tạo ra một môi trường minh bạch, biết ghi nhận và động viên đúng lúc.

Lắng nghe có hệ thống

• Đặt hộp góp ý ẩn danh hoặc thực hiện khảo sát nhanh theo quý.
• Tổ chức các buổi gặp gỡ 1–1 giữa quản lý ca và nhân viên hàng tuần hoặc hàng tháng.
• Thu thập “customer stories” (khen/chê) từ khách hàng để dùng làm tình huống đào tạo thực tế.

Động viên – ghi nhận – kỷ luật minh bạch

• Gắn KPI với thưởng: ví dụ thưởng nóng theo ca (tốc độ phục vụ, tỷ lệ upsell), hoặc vinh danh “Ngôi sao dịch vụ” hàng tháng.
• Thiết lập quy trình kỷ luật rõ ràng (nhắc nhở → cảnh cáo → đào tạo lại → tạm đình chỉ) dựa trên SOP và nội quy đã ký nhận, tránh xử phạt cảm tính.
• Khuyến khích nhân viên đóng góp sáng kiến, đặc biệt các ý tưởng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Ví dụ: đề xuất chuyển từ chanh tươi sang bột chanh/cốt nền/gia vị bột gà - lựa chọn số 1 của đầu bếp Việt để giảm khâu sơ chế, nhưng vẫn giữ được hương vị phù hợp món ăn.

Linh hoạt ca kíp để giữ chân nhân sự

• Thiết kế ca linh hoạt, hỗ trợ đổi ca dễ dàng.
• Theo khảo sát ngành F&B, tính linh hoạt trong ca làm việc là một trong những yếu tố hàng đầu giúp nhân viên phục vụ nhà hàng gắn bó lâu dài.

Rõ ràng, việc người quản lý nhân viên nhà hàng biết cách kết hợp lắng nghe - động viên - thưởng phạt minh bạch không chỉ giúp tăng hiệu quả làm việc mà còn tạo ra môi trường làm việc công bằng, giữ chân được nhân sự giỏi.

Giao tiếp là chìa khóa kết nối nhân viên, tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp

Ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân viên nhà hàng

Trong bối cảnh chi phí lao động ngày càng tăng, việc chỉ quản lý thủ công nhân viên sẽ khó đảm bảo hiệu quả. Do đó, một trong những cách quản lý nhân viên nhà hàng hiện đại là ứng dụng công nghệ để tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và nâng cao năng suất.

Sử dụng POS/RMS “all-in-one” tích hợp nhân sự

• Lựa chọn hệ thống RMS tích hợp POS + đặt bàn + tồn kho + xếp ca + payroll để đồng bộ dữ liệu, giảm nhập thủ công và tránh sai sót.
• Các hệ POS lớn (ví dụ Toast, KiotViet) còn có tính năng time-tracking, tip reporting, payroll, rất tiện cho nhà hàng đang mở rộng quy mô.
• Khi chọn POS, nên ưu tiên tiêu chí: giao diện dễ dùng, có báo cáo chi tiết, tích hợp payroll/scheduling, hỗ trợ khách hàng tốt.

Ứng dụng phần mềm xếp ca & truyền thông nội bộ

• Sử dụng scheduling app để tự động chia ca, cảnh báo thiếu/thừa nhân sự, quản lý đổi ca và hỗ trợ chat nhóm.
• Mục tiêu: giảm chi phí lao động nhưng vẫn duy trì chất lượng dịch vụ, đồng thời tránh mâu thuẫn ca kíp trong đội ngũ nhân viên phục vụ nhà hàng.

Theo dõi KPI real-time & menu engineering từ dữ liệu POS

• Dựa trên dữ liệu bán hàng từ POS để xác định món bán chạy – lợi nhuận cao.
• Phân loại theo nhóm Stars, Plowhorses, Puzzles, Dogs để quyết định: đẩy bán, điều chỉnh định lượng hoặc thay đổi nguyên liệu.
• Ví dụ: so sánh chi phí khi dùng chanh tươi với bột chanh/cốt nền/gia vị bột gà để tối ưu giá vốn mà vẫn giữ chất lượng món ăn.

Chuẩn hóa quy trình để giảm đào tạo & rủi ro

• Xây dựng SOP + video micro-learning cho các quy trình phục vụ/bếp.
• Kết hợp với việc sử dụng nguyên liệu đã chuẩn hóa (như bột chanh, cốt nền, gia vị bột gà) giúp đào tạo nhân viên mới nhanh hơn, món ăn đồng nhất, giảm sai sót khi vận hành.

Có thể thấy, việc ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân viên nhà hàng không chỉ giúp tối ưu hiệu quả vận hành mà còn đảm bảo chất lượng dịch vụ, giảm chi phí đào tạo và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Việc xây dựng và tuân thủ lộ trình phát triển sẽ giúp nhà hàng vận hành ổn định và bền vững

Quản lý nhân viên nhà hàng: Từ con người đến hệ thống

Quản lý nhân viên nhà hàng hiệu quả là tổ hợp của tuyển đúng, đào tạo chuẩn, phân công rõ, đãi ngộ & lộ trình hấp dẫn, giám sát bằng KPI, văn hóa lắng nghe và công nghệ đồng bộ. Khi bạn chuẩn hóa công thức & định lượng, dùng nguyên liệu tiện lợi đúng chỗ ( như bột chanh, cốt nền, gia vị bột gà…) và đặt giá bán theo kịch bản giá vốn cao nhất, đội ngũ sẽ làm việc nhanh hơn - ít lỗi hơn - chi phí minh bạch hơn, từ đó tăng năng suất & lợi nhuận một cách bền vững.